入力の容易さ、再計算、グラフ化など優れた機能を持つExcelですが、営業支援ツールとしてはいかがでしょうか？

Excelで案件管理をしている企業がまだまだ多くありますが、本当に大丈夫でしょうか？

・先週あったはずの案件が今週なくなっている。
・先週Bランクだった案件が今週Cランクになっている。どういう要因でランクが下がったのだろうか。
・先週の役員から指示はどうなったんだろう。
・このAランクの案件、毎月スリップしている。なにが問題なんだろう。

これらの課題は、Excel上で直接データを修正し、その根拠があいまいということが大きい要因です。
これらは案件と活動をいっしょに管理することで改善できるのです。

案件発生後1ヶ月以上営業活動がされてない案件のリストもほしいものです。

一般に、活動している案件の情報はあっても、活動されてない案件は放置されているケースが多くあります。成果を上げるには、案件の推移と対応すべき活動の実施状況を見える化することが大切です。

また、複数の拠点や部署がある場合、各部署で入力しそれを各拠点で集計し、さらに本社に集めて集計するなど、重複作業が発生し、無駄な工数を費やしているケースも多くあります。

複数の拠点や部署で複数の担当が入力する場合、どのシートが最新かよくわからなくなります。この部分はこのシートが最新情報で、そちらの部分はそのシートが最新など、最新情報が分散し、さらに集計に時間が掛るケースもあります。

新しい切り口の依頼があると、現場では遅くまでかかって集計作業を実施し、何とか資料を完成させても、その資料を活用して何をすべきか検討できていない組織が数多く見受けられます。本来であれば作業は最短で済ませ、その資料から見える状況を分析し、今後の対策や課題解決に時間を費やすべきですが。

Salesforceで案件管理を実施すると、案件情報に関してランク・受注予定日や金額などを更新した場合、いつ誰が何をどのように変更したかの履歴が自動作成されます。
また、先週や先月の情報との比較も自動的にできるようになります。

さらに営業活動を入力すると、案件情報にそのまま最新営業日が設定され、30日以上活動がされていない案件も簡単に一覧で見ることができます。

各拠点で入力する場合も一箇所に入力するだけで、必要な情報がすべて反映されるので、大幅に入力工数を削減でき、常に最新情報を入手・活用することができるようになります。

あるサービス業のお客様では、全国に7ヶ所拠点があり、前月の正式な集計を見るのに2週間以上かかっていました。これではせっかく企画したキャンペーンも、状況が分かるのに時間がかかり過ぎ次の一手が打てないということで、営業支援システムを導入し仕組みを替えました。その結果、今では月初に最新情報を入手することができ、すばやい経営判断に役立っています。

Excelで日報を作成している組織も多くあります。

まず、日報を書く癖をつけるという意味において最初のステップとしてはよいでしょうが、情報を活かすという切り口ではとてももったいない方法です。

担当顧客に対する過去の活動を見ながら次の対策を検討する、あるいは製品別・地域別・季節別などで情報をみることで日報の活用度は大きく変わってきます。

ある食品系の会社では、「毎日日報は提出しているが、上司に提出するだけで部署内でも共有できないのは、会社として、組織としてあまりにもったいない。実際の業務は、各部署と協力して様々な仕事をしているのに、情報が共有できていないだけで無駄が生じ、可視化されずに機会損失が発生している」ということで、営業支援システムを導入されました。

導入後は、エリアごとに「売れる・売れない」商品の見える化や、昨年同期の活動で「成功したか・失敗したか」を踏まえ今年の活動に活かされています。
上司へ報告だけから、日付別、担当者別、顧客別、商品別、さらには競合情報、要望・苦情、見積状況、提案書の活用に至るまで瞬時に情報を確認でき、次の一手に役立っています。

情報は活用して初めて価値が生まれます。蓄積するだけでは宝の持ち腐れとなりますので、一工夫して現場に役立てられることをお薦めします。