導入事例
［UR 等賃貸住宅あっせん事業］
株式会社ホワイト・ストーン二重登録やチェックが無くなり時短に繋がる！効果的な働き方改革を推進！
営業活動のフェーズ毎にナレッジを共有し、リソースの節約と人材育成に！
ホワイト・ストーンは⽇本⼈のお客様だけでなく、⽇本に⻑期滞在される外国籍グローバルワーカーの⽅々へ公共賃貸物件のご紹介、社宅、仮住まいなどをご提供しています。“安⼼できる住まい” を提供するため、お客様のご希望をきめ細やかにヒアリングし、物件リサーチ、ご提案からご契約及びご⼊居のサポートを実施しています。お客様と⼆⼈三脚でぴったりのお住まいをご提供することで世の中に“安⼼と豊かさ” を⽣み出していきたいと考えています。
設立 2006 年7 ⽉
URL https://urjkkplus-ws.com/
- 課題
- 案件と売掛が別システムで管理され、⼆重⼊⼒の⼿間が膨⼤になっている。
- 効果
- 売掛作成時に必要な情報は全て⾃動で案件から引き継がれるため⼆重⼊⼒の⼿間が限りなく０に。
営業から経理担当への連絡漏れがなくなったため確認の⼿間も⼤幅減。
- 課題
- キントーン、Zendesk、Slack で情報を共有しており、業務が煩雑。
- 効果
- 案件の進捗や関連情報を1 画⾯で⾒ることができ、社内の連絡はChatterで完結。
導入の背景
GoogleSheet・キントーン・Zendesk からSalesforce Service Cloud へ
売掛管理については、元々GoogleSheet で⾏っていましたが、クラウド型リレーショナルデータベースを使った⽅が良いと判断しキントーンを導⼊しました。
その後、当初顧客とのコミュニケーションはメールでのやりとりが主流だったため、お客様とのやりとりを⾒える化するためにZendesk を導⼊しました。しかし、最近ではメールよりもSNS でのやり取りが全体の9 割以上を占めるようになり、Zendesk を導⼊し続ける本来のメリットも減少していました。
また、Zendesk とキントーンは連携していないため、案件が成約したら営業がSNS でやりとりした情報をZendesk に⼊⼒して経理担当に連絡し、それを受け取った経理担当が、Zendesk に書かれた情報をキントーンに再度⼿⼊⼒して売上計上を⾏うという⼆段階の⼆重⼊⼒が社員にとって⼤きな負担となっていました。本来のZendesk の使い⽅ではないですし、⼆重⼊⼒に多くのリソースが割かれてしまうのはもったいない。と考え、Salesforce を利⽤することで、この⾮効率を解消できるのではないか︖と考えました。
ワークライフバランスを向上させたい
最近の当社の重要なテーマは” 時短” です。社員に安⼼して⻑く勤めてもらったり、採⽤⼒を担保するには、ワークライフバランスが⼤切な鍵だと考えています。しかし、当社は⼟曜⽇も営業しており連休も少ないことから、特に家庭を持った社員のワークライフバランスがとりづらくなりがちです。そのため１分1 秒でも無駄な作業をなくして、早く社員を家に帰してあげたいと考えていました。
導入の効果
１画⾯で案件の進捗・顧客情報・売掛をすべて把握
キントーンとZendesk を使っていた頃と⽐較すると、情報が⾒やすく1 画⾯にまとまっていてとても助かります。都度ページを切り替えなくても案件、顧客、売上等、必要な情報を即座に⾒ることができますし、キントーンの時はバックボタンで画⾯を切り替えていましたが、Salesforce は⾒たい情報をタブで切り替え表⽰してくれるのがとても効率的です。案件に関連する情報をChatter で全員が共有できる機能も気に⼊っています。過去の履歴がすぐにわかりますし、以前はSlackでやり取りしていた内容もChatter で連絡すれば、簡単に該当の情報にたどり着くことができます。使いながらクリア社と相談して細かいチューニング（＝定着化⽀援）をしてもらったことで、ストレスのない画⾯になったと思います。
営業部⾨から管理部⾨への連携ロスの効率化と管理部⾨の⼿間の削減が同時に実現
営業部⾨から管理部⾨に売掛情報を渡す際に漏れがあり、１つの確認事項について何度も社内でやり取りすることが多かったのですが、Salesforce では売掛計上に必要な情報を全て⼊⼒しない限り管理部⾨に引き渡せない仕組みにしたことで成約から売掛計上の流れが⾮常にスムーズになりました。
また、以前はGoogleSheet に毎⽉⼿⼊⼒していた売上予測などもレポーﾄ機能でいつでも最新の状態を⾒たり、エクスポートしたりできるようになったことで、管理部⾨の負担を⼤きく減らすことができました。
選定のポイント
何社もホームページを調べて、唯⼀腑に落ちたのはCLEAR 社のホームページ
最初は別の導⼊パートナーを検討しており、⼀度オンラインで打ち合わせたのですが、マーケティングの専⾨的な⽤語が多く、あまり弊社の業務課題について議論が深まらない感じがしました。そこで⾃分で近隣のSalesforce 導⼊パートナーのホームページを数社⽐較したのですが、多くがカタカナの専⾨⽤語ばかりであまり⼼に響くものがありませんでした。そんな中、唯⼀⼼に留まったのが、顧客の業務視点で書かれたクリア社のホームページでした。
顧客軸・業務理解あってのSalesforce 導⼊
まずは電話をかけたところ津福さんが出られました。初めてかけたお電話にもかかわらず、こちらの実情をしっかりと受け⽌めてくれました。電話を切った後もすぐにお電話でお伝えした内容と概算の⾒積⾦額をメールで送ってくれて、この会社なら当社の業務内容をきちんと理解した上で使える仕組みを作ってくれるだろうと確信しました。過去、システム導⼊に関しては、後悔した経験もありました。そのため、パートナー選定では妥協をしたくなかったのですが、クリア社なら商品機能ではなく弊社業務をベースにシステムを構築してくれるだろうと期待しました。
今後期待すること
SNS とSalesforce の連携
先述のとおり、弊社ではお客様のやり取りのメインはSNS で⾏っています。現時点ではSalesforce と完璧には連携できないとのことなので、この営業プロセス共有の部分についてはチームでの⾒える化が出来ていません。将来はSalesforce とSNS を連携して使えるようになるとの情報もあるので、期待しています。
ナレッジ共有による脱属人化
Salesforce 導⼊時に「WS（ホワイト・ストーン）ナレッジ」という仕組みを作りました。当社のビジネスでは、営業が知っておかないとお客様とのやり取りに膨⼤な時間を取られてしまう業務ポイントがいくつかあります。これらが適切に共有されているだけで⾮常に多くの時間を削減することが出来るので、今後はこれらの営業ナレッジを営業活動のフェーズ毎に社内で共有できるようにして、さらなる時短と⼈材育成につなげていきたいと考えています。
